Als Europaschule erhält die NBS zur Durchführung ihrer Aufgaben Haushaltsmittel vom Hessischen Kultusministerium und verwaltet diese selbstständig. Hierbei geht sie nach einem Controlling-Verfahren vor, das die zielkonforme und transparente Mittelverwendung gewährleistet.
Alle Projektleiter*innen beschreiben in einem Projektantrag den Ablauf des Projekts, legen den Bezug zum Europaschulprogramm dar, formulieren die zu fördernden Kompetenzen sowie Erfolgsindikatoren und kalkulieren die voraussichtlich anfallenden Kosten. Die Anträge werden von der Steuergruppe auf Übereinstimmung mit dem Leitbild und den Entwicklungszielen der Schule sowie mit denen der Hessischen Europaschulen geprüft und auf dieser Grundlage wird ein Vorschlag zu Genehmigung bzw. Ablehnung und Priorisierung erstellt. Diese Priorisierung stellt die Grundlage für die Verteilung der Mittel dar. Schlussendlich entscheidet die Schulkonferenz auf Basis des Vorschlags der Steuergruppe über die endgültige Genehmigung der Anträge inkl. Budgetierung.
Während der Durchführung der Projekte veranlasst eine Finanzbeauftragte gegen Vorlage von Rechnungen die Auszahlung der Mittel und hält diese in einem Verwendungsnachweis fest. Nach Abschluss der Projekte stellen alle Projektleiter*innen die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben in individuellen Verwendungsnachweisen gegenüber und nutzen ein Formular zur Projektevaluation, in dem Ausgaben begründet und erreichte Ziele der einzelnen Projekte beschrieben und belegt werden. Diese werden von der Europaschulkoordinatorin und der Finanzbeauftragten, von den Rechnungsprüfern des Fördervereins (Zuwendungsempfänger) und im Anschluss vom zuständigen Schulamt sowie den Verantwortlichen im Hessischen Kultusministerium geprüft.
