Zu Jahresbeginn wird auf Grundlage des zugeteilten Budgets die genaue Budgetplanung vorgenommen. Als Orientierung dienen hierbei im Wesentlichen die Bedarfe der vergan­genen Jahre. Da der Bedarf erfahrungsgemäß in den Bereichen VSS-Mittel und IT-Sup­port besonders hoch ist, werden dort auch die größten Posten eingeplant. Die Bereiche Lernmittel und Fortbildung ergeben sich aus den jährlichen Vorhaben. Sobald die jährlichen Entwicklungsziele beschlossen sind und der damit einhergehende Fortbildungsbe­darf erhoben worden ist, kann die Budgetplanung in diesem Bereich erfolgen und sich an den gemeldeten Bedarfen orientieren. Zu Beginn des 2. Halbjahres sind die Fachsprecher*innen aufgefordert, in den Fachkonferenzen zu besprechen, welche Bedarfe es sowohl im Be­reich Lernmittel als auch Lehrmittel gibt, entsprechende Beschlüsse herbeizuführen und die Wünsche fristgerecht unter Angabe aller Informationen im Sekretariat abzugeben. In der Haushaltssitzung im Februar werden dann von allen Fachsprecher*innen und der Schulleitung sowohl die Lernmittel des großen Schulbudgets als auch die Lehrmittel (Kreishaushalt) besprochen, im Sinne der Schulentwicklung priorisiert, ggf. Kürzungen vorgenommen und beschlossen. Der Gesamthaushalt wird dann immer in der Gesamtkonferenz 2 vorgestellt und abgestimmt, danach geht er zur Abstimmung in die Schulkonferenz. Unterjährig wird nach Bedarf nachge­steuert und im September der aktualisierte Haushalt dem SSA vorgelegt.

Auf der Haushaltssitzung im Februar diskutieren die Fachsprecher*innen und die Schul­leitung ebenfalls den in den Fachkonferenzen ermittelten und beantragten Bedarf der Lehrmittel. Im Sinne der Schulentwicklung und der lehrplanmäßigen Bedürfnisse (z.B. Chemikalien für vorgeschriebene Experimente) wird priorisiert, ggf. gekürzt, nach Mög­lichkeit in andere Haushaltsbereiche verlagert und beschlossen, welche Anschaffungen getätigt werden.

Das große Schulbudget sowie der Kreishaushalt werden jeweils in der ersten Gesamt­konferenz und Schulkonferenz des Haushaltjahres erläutert und zur Genehmigung vor­gelegt. Jede Ausgabe wird in den dafür vorgesehenen Tabellen des großen Schulbudgets bzw. Kreishaushalts vermerkt, die Freigabe erteilt jeweils die Schulleitung. Durch das SSA erfolgt regelmäßig die Kontrolle, ob die getätigten Ausgaben sachlich richtig und im vorgesehenen Rahmen sind.

Als Europaschule erhält die NBS zur Durchführung ihrer Aufgaben Haushaltsmittel vom Hessischen Kultusministerium und verwaltet diese selbstständig. Hierbei geht sie nach einem Controlling-Verfahren vor, das die zielkonforme und transparente Mittelverwen­dung gewährleistet.

Alle Projektleiter*innen beschreiben in einem Projektantrag den Ablauf des Projekts, legen den Bezug zum Europaschulprogramm dar, formulieren die zu fördernden Kompetenzen so­wie Erfolgsindikatoren und kalkulieren die voraussichtlich anfallenden Kosten. Die Anträge werden von der Steuergruppe auf Übereinstimmung mit dem Leitbild und den Entwicklungszielen der Schule sowie mit denen der Hessischen Europaschulen geprüft und auf dieser Grundlage wird ein Vorschlag zu Genehmigung bzw. Ablehnung und Priorisierung erstellt. Diese Priorisierung stellt die Grundlage für die Verteilung der Mittel dar. Schlussendlich entscheidet die Schulkonferenz auf Basis des Vorschlags der Steuergruppe über die endgültige Genehmigung der Anträge inkl. Budgetierung. 

Während der Durchführung der Projekte veranlasst eine Finanzbeauftragte gegen Vorlage von Rechnungen die Auszahlung der Mittel und hält diese in einem Verwendungsnachweis fest. Nach Abschluss der Projekte stellen alle Projektleiter*innen die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben in individuellen Verwendungsnachweisen gegenüber und nutzen ein For­mular zur Projektevaluation, in dem Ausgaben begründet und erreichte Ziele der einzel­nen Projekte beschrieben und belegt werden. Diese werden von der Europaschulkoordi­natorin und der Finanzbeauftragten, von den Rechnungsprüfern des Fördervereins (Zuwendungsempfänger) und im Anschluss vom zuständigen Schulamt sowie den Verantwortlichen im Hessischen Kultusministerium geprüft.